Вопрос: Нашей компании предстоит очередное списание бухгалтерских документов из архива (истек срок хранения) и передача их сторонней организации. Встал вопрос о том, что бухгалтерские документы подлежат уничтожению. Подскажите, каким документом определена необходимость уничтожения архивных документов и существуют ли подобные требования к обычной бумаге, которая ежедневно собирается в офисе? Есть ли требования к виду утилизации — сжигание/переработка? В чем разница между уничтожением и утилизацией? Как правильно списать архив и передать его сторонней организации? И надо ли нам требовать от контрагента документ об уничтожении или утилизации отходов или достаточно накладной о реализации отходов?
На вопрос отвечает Н.В. Королева, юрист ООО «Дельфи»:
Ответ: По истечении срока хранения документы выделяются к уничтожению в рамках экспертизы их ценности (п. 14 Правил хранения документов, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
В рамках ежегодной экспертизы ценности выявляются документы с истекшими сроками хранения. Их включают в специальный акт. Экспертизу необходимо проводить в отношении дел, содержащих документы на бумажном носителе, и электронных документов (пп. «в» п. 16, п. 20, пп. «г» п. 22 Правил хранения документов, утв. Приказом № 77).
Ежегодный отбор дел для уничтожения организует экспертная комиссия. Она рассматривает и согласовывает проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (пп. «а», «б» п. 19 Правил хранения документов, утв. Приказом № 77). Дела и документы включаются в такой акт, если срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п. 26 Правил хранения документов, утв. Приказом № 77).
Например, если датой истечения срока хранения документа является 1 июля 2024 г., этот документ включается в акт о выделении к уничтожению, составленный в 2025 г.
По итогам экспертизы ценности документов ваши структурные подразделения должны подготовить предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (пп. «г» п. 23 Правил хранения документов, утв. Приказом № 77). На основе этих предложений работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за него) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, которые не подлежат хранению (п. 26 Правил хранения документов). Рекомендуемый образец акта приведен в Приложении № 3 к Правилам хранения документов, утв. Приказом № 77.
Регламентированной процедуры уничтожения (утилизации) документов, хранящихся в вашем архиве, нет. Разработайте ее самостоятельно. Учтите следующие важные особенности.
По общему правилу после утверждения вашим руководителем или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, вы передаете их в организацию, которая перерабатывает вторсырье (п. 31 Правил хранения документов, утв. Приказом № 77).
Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку «Для служебного пользования», а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправления, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Понятие “уничтожение архивных документов” не закреплено в законодательстве, однако есть указание, что документы, отобранные для уничтожения, передаются в организации, осуществляющие утилизацию вторсырья. Учитывая недавние изменения в Закон №7-ФЗ, утвердившие понятие вторичного сырья как продукцию, полученную из отходов, можно отметить, что Приказ №77 был принят раньше указанных изменений и следовательно под вторсырьем понимал отходы (вторичные ресурсы). Таким образом, передача отобранных для уничтожения документов организациям, осуществляющим утилизацию отходов, предполагает получение от таких организаций акта о выполнении работ по утилизации с указанием полученного результата таких работ по смыслу понятия “утилизация отходов”, содержащемся в ст. 1 Закона №89-ФЗ. Следовательно, документа о реализации, а также о передаче проданного архива, не достаточно.
Если вы сами уничтожаете документы, целесообразно задействовать экспертную комиссию, которая будет присутствовать при этом. Ее члены подпишут акт об уничтожении документов. Рекомендуем утвердить его у руководителя вашей организации. Если решите использовать такой порядок, закрепите его в положении об экспертной комиссии.